Vijf vragen aan Richard Spek over de pilot digitaal procederen bij het Hof

Eind maart startte Hof Arnhem-Leeuwarden met een pilot digitaal procederen in rijksbelastingzaken. Richard Spek, raadsheer bij het Hof Arnhem-Leeuwarden is nauw betrokken bij het project digitaliseren. ‘Bij digitaal procederen wordt de papieren envelop vervangen door een digitale envelop’ is zijn kernachtige samenvatting van het project. Dat doen de gerechten om de toegang tot de rechter voor procespartijen te vergemakkelijken. Vijf vragen aan Richard Spek over deze pilot.

Wat is de aanleiding en het doel van de pilot?

De wens om de procesvoering verder te digitaliseren bestaat al heel lang; al sinds 2011/2012 kunnen particulieren via DigiD digitaal stukken indienen. De rechtspraak kon echter nog niet digitaal antwoorden en er was dus ook geen overzicht van de tussen partijen en het gerecht gewisselde stukken. Nadat duidelijk was geworden dat het project KEI geen rechtspraakbrede digitale toegang zou gaan bieden, werd verder nagedacht over de ontwikkeling van een veilig en betrouwbaar systeem voor digitaal procederen. Dat systeem is in de afgelopen twee jaar door IVO Rechtspraak ontwikkeld. De veiligheid is daarbij een belangrijk aandachtspunt. Mailen voldoet niet aan de hoge veiligheidseisen, omdat de verzender niet kan worden geïdentificeerd worden en de inhoud niet altijd voldoende afgeschermd is (vergelijk het met de briefkaart uit vervlogen tijden waarbij de postbode rustig kon meelezen). Daarom wordt gewerkt met DigiD en eHerkenning. In de pilot wordt getest of het ontwikkelde programma voldoet aan alle eisen. De eerste ervaringen zijn positief en als die lijn zich voortzet hopen we digitaal procederen in rijksbelastingzaken in het najaar verder uit te rollen naar de andere hoven.

Anders dan bij de Hoge Raad is digitaal procederen bij het Hof vrijwillig. In de toekomst zal voor belastingadviseurs digitaal procederen – net als bij de Hoge Raad – verplicht worden. Natuurlijke personen kunnen nu en in de toekomst papieren stukken blijven indienen.

Wat houdt digitalisering van procederen bij de belastingkamer van het Hof in? Zijn er verschillen met het digitaal procederen bij de Hoge Raad?

De papieren envelop wordt als het ware vervangen door een digitale envelop. Meer is het niet. Via het portaal worden enkel stukken uitgewisseld tussen partijen en de rechtspraak. Het is een digitale brievenbus/postkamer. Alle stukken worden weliswaar chronologisch vermeld in het portaal maar dat portaal kwalificeert niet als een procesdossier; het vormen van een procesdossier blijft de verantwoordelijkheid van partijen. Daarvoor kunnen partijen eenvoudig de processtukken downloaden in het portaal

Hof en Hoge Raad zijn nauw opgetrokken bij de ontwikkeling van digitaal procederen en zijn beide vertrokken vanuit de wens een digitale uitwisseling van stukken te ontwikkelen. Anders dan bij de Hoge Raad is digitaal procederen bij het Hof vooralsnog vrijwillig. Dat heeft ook te maken met de diversiteit en omvang van de zaakstromen en de zekerheid die de Rechtspraak wil hebben dat het digitaal procederen goed functioneert.

In het portaal van de Hoge Raad wordt het proces meer begeleid; zo kies je bijvoorbeeld uit een lijst van ongeveer 25 categorieën voor je een stuk kunt uploaden. Bij het Hof is die categorisering er niet. Bij de Hoge Raad zijn stukken direct na het uploaden zichtbaar voor de tegenpartij terwijl de griffie van het Hof eerst een marginale toetsing doet voor het in de digitale brievenbus wordt doorgezet. Op het moment van uploaden wordt de ontvangst bevestigd, zodat het tijdstip waarop de Rechtspraak het stuk heeft ontvangen vast staat.

Digitaal procederen is ook laagdrempelig. Zo is een pro forma hogerberoepschrift van een A4-tje met één druk op de knop ingediend en heb je ook direct een ontvangstbevestiging in het portaal. Na het toevoegen van het stuk in het portaal ontvang je ook een kennisgeving in je mailbox.

Hoe gaat het digitaal procederen in belastingzaken bij het Hof in zijn werk?

Het is een veilig, eenvoudig systeem dat werkt met eHerkenning/eIDas. Na inloggen kom je direct  het portaal binnen waarin je alle stukken kunt raadplegen en downloaden voor je procesdossier. Je kunt zoeken op zaaknummer of op naam en stukken zijn heel eenvoudig en snel te verzenden. In de pilot wordt dat bevestigd. Bij een nieuwe zaak vul je als het ware een envelop met een of meer PDF-bestanden, vermeld je het adres en de afzender en dat upload je. Bij een bestaande zaak is dat nog makkelijker; je gaat naar de zaak en kiest voor “stuk toevoegen”.

In de pilot bij het Hof wordt enkel een kennisgeving verzonden als het aan in het portaal toegevoegde stuk aan een procespartij gericht is, of wanneer het procespartijen relevant is daarvan kennis te nemen. Na ontvangst van de kennisgeving, log je in in het portaal en daar vind je een bericht waarin wordt vermeld of er een actie nodig of dat het enkel ter kennisneming is.

eHerkenning is gekoppeld aan het KvK-nummer. Bij grote kantoren kan worden overwogen een ‘postmedewerker’ aan te stellen die de digitale brievenbus kan legen en de stukken intern kan doorzenden aan de betrokken medewerker of toevoegen aan een procesdossier, waar alleen de betrokken medewerkers toegang tot hebben. Dat is de manier waarop dat bijvoorbeeld bij de Belastingdienst is georganiseerd. Op die manier wordt de privacy geborgd.

Wat zijn de eerste ervaringen?

Daar kan ik heel kort over zijn; die zijn positief. Bij andere pilots digitale procederen halen we al 90% deelname. De Belastingdienst procedeert in alle zaken digitaal. We merken dat meer en meer belanghebbenden en hun gemachtigden ook kiezen voor digitaal procederen en dat ondersteunen we van harte.

We zitten regelmatig aan tafel met deelnemers aan de pilot (voor de NOB zijn dat bijvoorbeeld met Beatrix den Boer en André Kuijpers) om de gebruikerswensen te inventariseren. Er worden continue verbeteringen aangebracht; deze zien vooral op de toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid.

Welke oproep zou u willen doen aan onze leden?

De belastingadviseur en de rechtspraak werken beide digitaal. Om daar enkel voor de verzending van stukken een papieren stroom tussen te zetten, is niet logisch. Dus schroom niet en procedeer digitaal!

• Je voorkomt problemen met de postbezorging
• Je krijgt een bevestiging dat je het processtuk succesvol hebt geüpload
• De uitspraak wordt op de dag van verzending in het portaal geplaatst
• Zoeken naar stukken is eenvoudig; alle processtukken zijn terug te vinden in het portaal
• Het is ook transparant; alle correspondentie – ook die aan de Belastingdienst – wordt opgenomen in het portaal

Meer weten over digitaal procederen? Neem dan een kijkje op: pilot digitaal procederen Hof Arnhem-Leeuwarden